Tag etkili zaman yönetimi

Etkili zaman yönetimi teknikleri önemlidir. Hepimiz zamansızlıktan ve işlerimizi yetiştirememekten şikayet eder, zaman baskısı nedeniyle strese gireriz. Zamanını verimli kullandığını düşündüğümüz, bir güne birden fazla iş sığdırabilen insanların dahi zamanın yetersizliğinden dem vurduğuna şahit oluruz. Bütün bir gün işlerimizin aciliyet ve öneminden bahseder ve gün sonunda büyük çoğunluğunu bitirememiş olmanın sıkıntısını hissederiz. Oysa 1 gün 24 saatten ibarettir ve bir gün için planlanabilecek ve yetiştirilebilecek işlerin potansiyeli bellidir. Bir güne ait zaman bu kadar netken, işlerimiz neden yetişmiyor ve belli bir zamana neden gereğinden fazla yapılacak işler koyuyoruz?

Eğer sizde zaman yönetimi konusunda iyi değilseniz size gerçekleştirebileceğiniz bir takım zaman yönetimi becerileri öğreteceğiz. Bunlara uyarak zamanınızı daha verimli bir şekilde kullanabilirsiniz.  Peki zaman yönetimi nedir? Zaman yönetimi neden önemlidir? Etkili zaman yönetimi teknikleri nelerdir? Yazımızın devamında zaman yönetimini sizler için detaylarıyla ele alacağız.

Etkili Zaman Yönetimi Nedir?

Günün 24 saat olduğunu, bir haftada 7 gün ve her biri 24 saatten toplam 168 saatimiz olduğunu biliyoruz. Çalışıyor ya da öğrenciysek mesai ve ders saatlerimizi biliyoruz. Günde ortalama kaç saat uyuduğumuzu ve kaç saatimizin yolda geçtiğini biliyoruz. Yani zamanımızı harcayan, bizim yönetimimiz dışındaki tüm sorumluluk ve ihtiyaçlarımızın bilincindeyiz. Peki arta kalan zamanı neden değerlendiremiyoruz?

Zaman herkes için eşit olsa da zamanımızı harcadığımız kaynaklar birbirinden farklıdır. Etkili zaman yönetimi ise herkes için eşit olan zamanın kişinin sorumluluklarına, ilgilerine, fiziksel, duygusal ve kişisel ihtiyaçlarına ve sosyal yaşamına yetecek şekilde adil olarak dağıtılabilmesidir. Pek çoğumuz zaman yönetiminde sorumluluklarımızı yerine getirmeye büyük önem verip kişisel ve sosyal ihtiyaçlarımızı geri planda tutuyoruz. Ya da tam tersi ilgilerimize gereğinde fazla zaman ayırıp asıl sorumluluklarımız için yeterli zamanı bulamıyoruz. Bu da zaman baskısı yaşamamıza, fiziksel ve duygusal olarak negatif enerjimizi boşaltamamamıza ve yaptığımız işten verim alamamamıza neden oluyor.

Zamanı Verimli Kullanmayı Engelleyen Unsurlar Neler?

Mükemmeliyetçilik zamanı verimli kullanmayı engellemektedir. Mükemmeliyetçi mizaca sahip kişiler yaptıkları işin detaylarında kaybolabilmekte ve kısa sürede tamamlayabilecekleri bir işi uzun süreler harcayarak bitirebilmektedir. Mükemmeliyetçilik etkili zaman yönetimi becerisi geliştirmeyi engelleyen bir kişilik özelliğidir.

Erteleme özelliği de yine karakteristik bir özelliktir. Bir işi yapmak için yeterince motivasyonu olmayan ya da işin zor ve keyifsiz olduğunu düşünen kişiler işi bitirmek yerine farklı zaman dilimlerine ertelemektedir. Erteleme davranışı olan kişilerin işlerini çoğunlukla son gün ya da son saatlerde yaptığı ve bu yüzden de yoğun zaman baskısı yaşadığı görülmektedir.

Kişilerin zaman yönetimini engelleyen başka bir unsur ise kendilerine aşırı güven duymaları ve dolayısıyla “bu çok kolay hemen hallederim” yanılgısına kapılmalarına neden olmaktadır. Tam tersi özgüven eksikliği ise “ne kadar uğraşırsam uğraşayım halledemeyeceğim” düşüncesi ile işi yapmaya hiç başlamamalarına ya da yarıda bırakmalarına neden olabilmektedir.

Bir diğer zaman yönetimini engelleyen unsur da kişilerin “hayır” diyememeleridir. Başkalarının talep ettiği işlere, sosyal çevrenin davetlerine ve zamanı engelleyen tüm aktivitelere hayır diyemiyor olmak etkili zaman yönetimini engellemektedir.

Ders Veren Hayat Kavanozu Deneyi ve Etkili Zaman Yönetimi Kullanımının Faydaları

Fransız bir profesörün Amerikalı iş adamlarına yaptığı hayat kavanozu deneyi etkili zaman yönetimi kullanımının önemini anlatan oldukça güzel bir örnektir. Bu deneyde profesör boş bir kavanozun içine yerleştirmek için büyük taşlar, çakıllar ve kum kullanıyor. Önce büyük taşları koyuyor ve kavanozu ağzına kadar dolduruyor. Ardından kendisini izleyenlere “kavanoz doldu mu?” diye soruyor ve evet cevabını alıyor. Çakıl taşlarını kavanoza döküyor ve kavanozu sallıyor, taşlar büyük taşların aralarındaki boşluklara yerleşiyor. “Peki şimdi doldu mu?” diye soruyor. Yine evet cevabını alıyor. Profesör bu kez kum çıkarıyor ve kavanoza dökmeye başlıyor ve kavanozu yer açılması için sallıyor. Kum çakıl taşlarının ve büyük taşların arasındaki boşluklara sızıyor. Ve ardından da kavanoza su dökmeye başlıyor ve suyu da kavanoz tamamen dolana kadar koyuyor. Profesör kendisini dinleyenlere dönüyor ve bu çalışmadan çıkarmanız gereken hakikat; “Eğer büyük taşları önce koymazsanız, bir daha asla koyamayacağınızdır.” diyor.

Peki sizin hayatınızdaki büyük taşlar ne? Hayalleriniz, hedefleriniz, ilgi alanlarınız, sevdikleriniz kısaca sizin için olmazsa olmaz olan, hayattaki öncelikleriniz ne ise kavanoza önce onları koymalısınız. Eğer küçük şeylere öncelik verirsek (çakıl, kum) hayatımız önemsiz şeylerle dolar ve bizim için daha önemli olan şeylere yeterli zaman kalmaz. Etkili zaman yönetimi tekniklerini öğrendiğinizde zamanı verimli kullanacak ve kısa sürelerde beklentinizin üzerinde işler başarabileceksiniz. İşlerinizi zamanında ve hatta daha erken tamamlayabiliyor olmanız özgüveninizi artıracak ve yaşadığınız zaman baskısını da ortadan kaldıracak. Zaman baskısı yaşamıyor olmanız stresten uzak kalmanızı ve daha huzurlu, mutlu olmanızı sağlayacak. Zamanınızı verimli kullandığınızda sadece mesleğiniz, okulunuz ya da evinizdeki rutin işleriniz için değil aileniz, sosyal çevreniz, ilgi alanlarınız ve kişisel ihtiyaçlarınız için de vakit ayırabileceksiniz.

Etkili Zaman Yönetimi İçin Hedef Belirleyerek Başlayabilirsiniz

Her işimizde olduğu gibi zamanı verimli kullanmak için de bizi harekete geçiren, motive eden bir amacımız, hedefimiz olmalıdır. Eğer henüz zamanınızı verimli kullanma ihtiyacı duymanızı sağlayacak bir hedefiniz yoksa kendinize kısa ve uzun vadeli hedefler belirlemelisiniz. Bu hedefler evinizdeki kişisel sorumluluklarınızla ilgili olabileceği gibi meslek hayatınız ya da eğitiminizle de ilgili olabilir.

Belirleyeceğiniz hedeflerin net olması ve belirsizlik taşımaması önemlidir. Zihninizde dağınık ve belirsiz halde duran bir hedef sizi motive etmekten çok dikkatinizi dağıtacak ve başlamadan pes etmenize neden olacaktır. Hedefinizi belirginleştirmek için uzun vadeli ve büyük hedefleri kısa vadeli ve daha küçük hedeflere bölebilirsiniz. Her alt hedefi de kendi içerisinde önem ve aciliyet sırasına göre gruplandırabilirsiniz. İşlerimizin önem ve aciliyet derecesini belirlemek için kendinize şu soruları sorabilirsiniz;

1. Şu an bu işle uğraşmamın benim için önemi ne?
2. Bu işi farklı bir zamanda yapmak üzere ertelemek bana bir şey kaybettirir mi?
3. Bütün işlerimi göz önünde bulundurduğumda şu an bu işle uğraşıyor olmam önemli ve acil olduğu için mi kolay ve keyif aldığım için mi?

Eisenhower Matrisi Etkili Zaman Yönetimi Tekniği

Etkili zaman yönetimi tekniklerine kullanması pratik ve keyifli bir yöntem olan Eisenhower Matris tekniği ile başlayabiliriz. Bu teknik ABD eski başkanı Dwight D. Eisenhower tarafından geliştirilmiştir. Bu tekniğe göre yapılması gereken işlerin aciliyet ve önemini belirlemek için 4 çeyreğe bölünmüş bir koordinat çizilir. Yapılması gereken işler kendi içerisinde acil olmayan- önemsiz işler, acil ama önemsiz işler, acil olmayan önemli işler, acil ve önemli işler olarak kategorize edilir ve öncelik sırasına konur.

Acil Olmayan- Önemsiz İşler

Sorumluluk alanlarımız dışında kalan, zaman baskısı hissetmediğimiz ve çoğunlukla keyif almak için yaptığımız işler bu gruba girmektedir. Sosyal medyada ve internette zaman geçirme, oyun oynama, telefonla konuşma bu gruba dahil edilebilecek acil olmayan ve yaşamsal önemi olmayan işlerdir. Bu tarz işlerle meşgul olmak özellikle zamanımızı çok daha efektif kullanmamız gereken dönemlerde zaman yok edici etkiye sahiptir. Bizi akademik olarak ileriye taşımayan ya da maddi bir getirisi olmayan işlerdir.

Acil- Önemsiz İşler

Çoğunlukla hayır demeyi başaramadığımız, başkalarının istek ve ricalarının zamanımızı böldüğü işler bu gruba girebilir. Örneğin; öncelikli halletmeniz gereken önemli işleriniz varken arkadaşınızın araması ve 1 saat sonra kahve içmek için sizinle görüşmek istemesi. Hayır diyemediğiniz durumda 1 saat sonra olacak bir görüşme için hazırlanmanız gerekmektedir. Üstelik yolda kaybedeceğiniz ve görüşme süresinde geçecek zaman hesap edildiğinde eve döndüğünüzde sizi bekleyen önemli işleriniz için çok daha az zamanınız kalmış olacak. Hayır diyebilmek ve bu tarz durumlarda yaşamsal önemi olmayan işleri başka zamanlara erteleyebilmekte bir zaman yönetimi becerisidir.

Acil Olmayan-Önemli İşler

1 yıl sonra girilecek üniversite sınavı önemlidir. Ama şimdiden bu sınava hazırlık yapmak acil değildir. Ancak acil olmaması sürekli ertelenebilir öneme sahip olduğu anlamına gelmemektedir. Bugünden başlayarak planlı şekilde ders çalışmak, eksikleri tamamlamak sınavda başarılı olmak için gereken ön hazırlıklardır.

Acil- Önemli İşler

Bu kategoride toplanan işler çoğunlukla zamanı iyi yönetemediğimiz için son dakikaya kalan ve önemli olan işlerimizdir. İş hayatında yöneticilerimizden gelen taleplerde bazen bu kategoriye girebilmektedir. Etkili zaman yönetimi ile bu işlerin son dakikaya kalması önlenebilmektedir. Ancak çalışma koşullarımız bu tarz sürprizlere açıksa stres yaşamamak için zaman planımızda bu tarz işler için boşluklar bırakmak faydalı olacaktır.

Pomodoro Tekniği ile Zaman Yönetimi Mümkün

Uzun sürelerle ve aralıksız çalışmanın etkili bir çalışma şekli olduğunu düşünmek büyük bir yanılgıdır. İyi bir etkili zaman yönetimi tekniği ile daha kısa sürelerde çok daha verimli çalışmalar yapmak ve daha az yorgunluk hissetmek mümkün. Pomodoro tekniği dikkatinizi vererek çalışabileceğiniz sürenin ortalama 25 dakika olduğunu söylüyor. Bu nedenle bir çalışma seansını 25 dakika olarak planlamanızı ve ardından 5 dakikalık mini bir mola vermenizi öneriyor. Bu sürenin toplamına yani 30 dakikaya 1 pomodoro deniliyor.

Bu teknik toplamda 4 pomodoroyu tamamladığınızda 25 dakikalık uzun bir mola vermenizi öneriyor. Günde 8-16 arası pomodoro tamamlamak ideal sayılıyor, yani molalar dahil 4-8 saatlik bir çalışmanın ideal olduğunu öneriyor. Bu süre size oldukça uzun gibi gelebilir ancak bu süreye molalarda dahil olduğu için yorulmadan ve verimli şekilde çalışmış olacaksınız. Hiç mola vermeksizin yaptığınız uzun soluklu çalışmalara kıyasla çok daha fazla verim almış olacaksınız.

Tekniklere Bağlı Kalmak İstemiyorsanız Etkili Zaman Yönetimi İçin Farklı Neler Yapabilirsiniz?

• Gün içerisinde yaptığınız işleri not edebilir ve hangi işe ne kadar zaman ayırdığınızın hesabını tutabilirsiniz. Bu çalışma hangi işe gereğinden fazla zaman ayırdığınızı görmenizi sağlayacaktır. Fazla zaman harcamanıza neden olan işlere daha az zaman ayırmak için neler yapabileceğinizi araştırabilir, çevrenizden de bu konuda destek alabilirsiniz.
• Sorumluluklarınız, ilgi alanlarınız, sosyal çevreniz ve kişisel zamanlarınız için kendinize zaman sınırlamaları koyabilirsiniz. Planladığınız zaman aralıklarına sadık kalarak zamanınızı yönetme becerinizi geliştirebilirsiniz.
• Kısa ve uzun vadeli planlar çıkarabilir, günlük, haftalık, aylık planlar yapabilirsiniz.
• Programlarınıza sadık kaldıkça motivasyonunuzu artırmak için kendinize ödüller verebilirsiniz.
• Dikkat dağınıklığı ile başa çıkmak için çalışma ortamınızı düzenleyebilir, dikkatinizi dağıtan eşyaları ortamınızdan kaldırabilirsiniz.
• Etkili zaman yönetimi için vaktinizi verimsiz geçirmenize neden olan sosyal medya, teknolojik cihaz ve internet kullanımlarınızı mümkün olduğunca sınırlandırabilirsiniz.
• Keyif almadığınız ya da yapmakta zorlandığınız, gözünüzde büyüyen işleri ertelemek yerine günün erken saatlerinde yapmaya çalışabilirsiniz.

Etkili Zaman Yönetimi için Teknolojiden Faydalanın

Yukarıda önerdiğimiz her teknik için akıllı telefonlarınıza indirip ücretsiz olarak kullanabileceğiniz uygulamalar bulunmaktadır. Pomodoro tekniğine göre kurgulanmış mola saatlerinizi size hatırlatacak uygulamalar edinebilir ya da telefonunuzun alarmını kullanarak mola alarmlarınızı hazırlayabilirsiniz. Günlük, haftalık, aylık çalışma programları hazırlayabileceğiniz uygulamalar indirebilir ya da yapılacaklar listesi hazırlayabileceğiniz dijital not defteri uygulamaları yükleyebilirsiniz.

Etkili zaman yönetimi becerisi edinmekte zorlanıyorsanız profesyonel danışmanlık alarak kısa sürede pratiğinizi geliştirebilirsiniz. Hedef belirlemekte, zamanınızı verimli kullanmakta ve işlerinizi yetiştirmekte zorlanıyorsanız, zaman baskısı ile yoğun stres yaşıyorsanız Aba psikoloji ile iletişime geçebilir ve psikolojik danışmanlık alabilirsiniz.