Zaman yönetimi teknikleri çoğunlukla uygulaması kolay, keyifli ve akılda kalıcıdır. Ancak pratik olmasına rağmen bu tekniklerin kullanım sıklıkları oldukça düşüktür. Pek çok birey sıklıkla zamansızlıktan yakınır. Neredeyse herkesin zamansızlıktan yetişmeyen işleri, vakit ayırılamayan hobileri, arkadaşları ve biriken yapılacaklar listeleri vardır. Biriken işler, bireysel ve sosyal ihtiyaçlara yeterince vakit ayırılamaması ise motivasyonu ve işlevselliği olumsuz etkiler.
Adeta kar topu etkisiyle negatif enerji artar, stres, kaygı, agresyon olarak duygu, düşünce ve davranışlarımıza yansır. Kişisel zamana özen göstermek, ders veya mesai dışı faaliyetlere zaman ayırmak oldukça önemlidir. Kendimize, keyif aldığımız etkinliklere veya kişilere vakit ayırmamız enerjimizi, iletişimimizi ve davranımımızı doğrudan etkiler.
Başarılı olmak için yapılan en büyük yanlışlardan birisi tüm zamanı çalışmaya ayırmaktır. Bu hatayı hem öğrenciler hem de çalışan bireyler sıklıkla yapmaktadır. Mola vermeksizin çalışmak, kişisel ihtiyaçlara zaman ve enerji ayırmamak beraberinde başarısızlığı getirecektir. Hepimizin sürdürebileceği ortalama dikkat süresi bellidir. Bu sürenin üzerine çıkan çalışmalardan alınacak verim düşecektir.
Üstelik zaman yönetimi olmaksızın yapılan uzun soluklu çalışmalarda hata payı da artış gösterecektir. Bu nedenle başarı elde etmek, verilen emeğin karşılığını alabilmek için dinlenmeye ve eğlenmeye zaman ayırılmalıdır.
Peki zamanı daha iyi organize etmek için kullanılabilecek yöntemler nelerdir? Bu tekniklerin yeterince kullanılmamasının nedeni nedir? Kişisel zaman yaratmak neden önemli? Zamanı yönetmek öğrenilebilir bir beceri mi? Zamanı verimli kullanmanın sağlayacağı avantajlar neler? Zamanı organize edememek beraberinde hangi sorunları getiriyor? Tüm soruların cevaplarına yazının devamında ulaşabilirsiniz.
Popüler Zaman Yönetimi Teknikleri ile Hem Eğlenin Hem Zaman Kazanın
Günün 24 saat olduğunu, bir haftada 7 gün ve her biri 24 saatten toplam 168 saatimiz olduğunu biliyoruz. Çalışıyor ya da öğrenciysek mesai ve ders saatlerimizi biliyoruz. Günde ortalama kaç saat uyuduğumuzu ve kaç saatimizin yolda geçtiğini biliyoruz. Yani zamanımızı harcayan, bizim yönetimimiz dışındaki tüm sorumluluk ve ihtiyaçlarımızın bilincindeyiz.
Peki arta kalan zamanı neden değerlendiremiyoruz? Veya neden işlerimizi yetiştiremiyor, kendimize zaman ayıramıyoruz? Zaman herkes için eşit olsa da zamanımızı harcadığımız kaynaklar birbirinden farklıdır. Etkili zaman yönetimi ise herkes için eşit olan zamanın kişinin sorumluluklarına, ilgilerine, fiziksel, duygusal ve kişisel ihtiyaçlarına ve sosyal yaşamına yetecek şekilde adil olarak dağıtılabilmesidir.
Pek çoğumuz sorumluluklarımızı yerine getirmeye büyük önem verip kişisel ve sosyal ihtiyaçlarımızı geri planda tutuyoruz. Ya da tam tersi ilgilerimize gereğinde fazla zaman ayırıp asıl sorumluluklarımız için yeterli zamanı bulamıyoruz. Bu da zaman baskısı yaşamamıza, fiziksel ve duygusal olarak negatif enerjimizi boşaltamamamıza ve yaptığımız işten verim alamamamıza neden oluyor.
Aşağıda kullanımı kolay, eğlenceli ve pratik teknikler önereceğiz. Kendiniz için uygun olanları inceleyebilir, birkaç deneme ile işlevselliğini test edebilirsiniz. İş, eğitim hayatınız için farklı, günlük yaşamınız için farklı teknikler de kullanabilirsiniz.
Kanban Tekniği ile Zaman Yönetimi
Kanban tekniği, ihtiyacımız olan fazla zamanı artırabilmek için mevcut iş ve sorumluluklarımızı planlama kolaylığı sağlamaktadır. Kanban, zaman baskısını azaltırken, stres ve kaygıyı da dengelememizi kolaylaştırır. Bu teknik aracılığıyla zihnimizde dağınık halde duran tüm yapılması gereken işleri kağıda dökebiliriz. Böylece gözümüzde büyüyen işlerin hacmini, önemini ve ne kadar zamanımızı alacağını da görmüş oluyoruz.
Kanban tekniği dijital ortamda, bilgisayar programında, tahtada veya kağıt üzerinde hazırlanabilir. Bu tekniğe göre zaman baskısı yaşamamak için kişinin üzerindeki işler 3 gruba ayrılır. “Yapacaklarım, Yapmakta olduklarım ve yaptıklarım”. Bu 3 kategori başlığı yan yana yazılacak şekilde çalışma sayfasında 3 ayrı sütun oluşturulur.
1. Yapacaklarım Sütunu
Yapacaklarım sütununa yapmaya başlamadığınız ama yapmanız gereken işleri yazmalısınız. Buraya yapmanız gerekenler kadar yapmak istediklerinizi de yazabilirsiniz. Yapılacaklar listesini yazılı olarak listelemek veya görselleştirmek kişinin üzerindeki işleri daha net görmesini sağlar. Dolayısıyla zaman yönetimi de daha kolay hale gelir.
Bu çalışma kişinin işlerini bitirmek için motive olmasını, zamanı daha verimli kullanmak için çabalamasını destekler. Aynı zamanda iş listesinin somutlaştırılması kişinin görevlerini yerine getirmesi için bir bağlayıcılık da sağlayacaktır. Üzerinizdeki işleri biliyor olmak başkalarının teklif ve ricalarına hayır diyebilmenizi kolaylaştırır. Ayrıca Kanban methodu ile üzerinizdeki işleri hafife almaz, işleri erteleyip biriktirmezsiniz.
2. Yapmakta Olduklarım Sütunu
Yapmakta olduklarım sütununa yapacaklarım listesinden seçilen 3 iş yazılır. Bu 3 işe aciliyete göre öncelik verilmiş olabilir. Veya ilk olarak onlardan başlamak tercih edilmiş olabilir. Bu sütunda sadece 3 işe öncelik verilmesinin nedeni ise kişinin üzerindeki zaman ve performans baskısını azaltmaktır.
Daha fazla işin sırada beklediğini bilmek kişiyi işleri yarım bırakmaya veya baştan savma yapmaya itebilir. Böylece zaman yönetimi çok daha kolay hale gelir.
3. Yaptıklarım Sütunu
Yaptıklarım sütunu ise kişinin yapıp bitirdiği işleri taşıdığı sütundur. Yapmakta olduklarım listesinde biten işler bu alandan silinip yaptıklarım alanına taşınır. Bu hem kişinin bitirdiği işleri görüp motive olmasını sağlar hem de psikolojik olarak kişiyi rahatlatır. Bu sütundaki işlerin artması bireyin üzerindeki işlerin azalmasını ifade eder. Bu nedenle bu sütunu doldurabilmek birey için ulaşılması gereken bir hedef niteliği taşır.
Yaptıklarım sütunundaki liste doldukça hissedilen tatmin de artacaktır. Kanban tekniğini uygulamak zaman baskısı yaşamamak için oldukça etkili. Üstelik işlerinizi tamamlamak ve artarak daha fazla iş üstlenmek için de motivasyon sağlar. İşlerinizi somutlaştırmanız üzerinizdeki işleri görmenizi, kendinizi buna göre organize etmenizi sağlar. Sorumluluklarınızı unutmaz, zamanlamayı kaçırmazsınız.
Neleri ne kadar sürede yapabildiğinizi görmek kendinizle de bir rekabete girmenizi sağlar. Bugün bunu yapabildiysem yarın daha iyisini yapabilirim düşüncesini tetikler. Daha iyisi olmasa dahi standardınızı korumak üzere sizi motive eder.
Eisenhower Matrisi Tekniği ile Zaman Yönetimi Becerinizi Geliştirebilirsiniz
Zamanı yönetme becerinizi geliştirmeye kullanması pratik ve keyifli bir yöntem olan Eisenhower Matris tekniğiyle başlayabiliriz. Bu teknik ABD eski başkanı Dwight D. Eisenhower tarafından geliştirilmiştir. Bu tekniğe göre yapılması gereken işlerin aciliyet ve önemini belirlemek için 4 çeyreğe bölünmüş bir koordinat çizilir.
Yapılması gereken işler kendi içerisinde acil olmayan- önemsiz işler, acil ama önemsiz işler, acil olmayan önemli işler, acil ve önemli işler olarak kategorize edilir ve öncelik sırasına konur. Böylece bireyin üzerindeki görev ve sorumluluklar önem ve aciliyet sırasına konur.
1. Acil Olmayan- Önemsiz İşler
Sorumluluk alanlarımız dışında kalan, zaman baskısı hissetmediğimiz ve çoğunlukla keyif almak için yaptığımız işler bu gruba girmektedir. Bu gruba giren işleri somutlaştırıp listelemek zamanımızı çalan işleri de net bir şekilde görmemizi sağlar.
Sosyal medyada zaman geçirme, oyun oynama, telefonla konuşma ve benzeri acil ve önemli olmayan işlerdir. Bu işlerle meşgul olmak zamanımızı daha efektif kullanmamız gereken dönemlerde zaman yok edici etkiye sahiptir. Bizi akademik olarak ileriye taşımayan ya da maddi bir getirisi olmayan işlerdir.
2. Acil Olan- Önemsiz İşler
Çoğunlukla hayır demeyi başaramadığımız, başkalarının istek ve ricalarının zamanımızı böldüğü işler bu gruba girebilir. Bu grupta yer alan işler zaman yönetimi becerimizi olumsuz etkilemektedir. Örneğin; öncelikli halletmeniz gereken önemli işleriniz varken arkadaşınızın araması ve 1 saat sonra kahve içmek için sizinle görüşmek istemesi. Hayır diyemediğiniz durumda 1 saat sonra olacak bir görüşme için hazırlanmanız gerekmektedir.
Hayır diyebilmek ve bu tarz durumlarda yaşamsal önemi olmayan işleri başka zamanlara erteleyebilmek gerekir. Böylece zaman baskısı yaşamamak için önceliklerinizi de belirlemiş olursunuz.
3. Acil Olmayan-Önemli İşler
1 yıl sonra girilecek üniversite sınavı önemlidir. Ama şimdiden bu sınava hazırlık yapmak acil değildir. Ancak acil olmaması sürekli ertelenebilir öneme sahip olduğu anlamına gelmemektedir. Bugünden başlayarak planlı şekilde ders çalışmak, eksikleri tamamlamak sınavda başarılı olmak için gereken ön hazırlıklardır.
4. Acil- Önemli İşler
Bu kategoride toplanan işler çoğunlukla zamanı iyi yönetemediğimiz için son dakikaya kalan ve önemli işlerimizdir. İş hayatında yöneticilerimizden gelen taleplerde bazen bu kategoriye girebilmektedir. Zaman yönetimi teknikleriyle bu işlerin son dakikaya kalması önlenebilmektedir. Ancak çalışma koşullarımız bu tarz sürprizlere açık olmayı gerektirebilir. Stres yaşamamak için zaman planımızda bu tarz işler için boşluklar bırakmak faydalı olacaktır.
Zaman Yönetimi Teknikleri Neden Yeterince Kullanılmıyor?
Zamanı verimli kullanamamanın altında yatan nedenler bireysel, durumsal veya çevresel faktörler olabilir. Motivasyon düşüklüğü, erteleme davranışı, sorumlulukları önemsememe gibi bireysel nedenler zaman kullanımını olumsuz etkileyebilir. Zaman, iş ve güç dağılımı adil olmayabilir. Yani kişiye ihtiyaç duyulandan daha az sürede yapabileceğinden daha fazla iş yükü verilmiş olabilir. Dolayısıyla bu iş bireyin potansiyelini zorlar, yetersizlik, çaresizlik hissini besler.
Motivasyonu, özgüveni düşürür. Dikkat dağıtıcılar, plan dışı talep ve beklentiler, trafik vb. faktörler de zaman kullanımını olumsuz etkiler. Tüm bunlar zaman yönetimi becerisine duyulan ihtiyacı artıran etkenlerdir. Ancak zamanın kontrolü kaybedildiğinde düzene girmek ve sağlıklı bir ritim tutturmak özen ve zaman ister. Kimi insanlar çok çalışmaktan ve kişisel zaman yaratamamaktan dert yanar.
Kimi insanlarsa zamanlarını verimli kullanabilecekleri sorumlulukları, işleri olmadığı için zamanı yönetemezler. Biri çok çalışıp, kişisel zaman yaratamamakla sonuçlanır. Diğeri ise miskinliğe, hareketsizliğe ve sık sık erteleme davranışına neden olabilir. Kendi ritminizi bulabilmeniz ve zamanınızı yönetebilmeniz ise bilinçli farkındalık gerektirir.
İlk etapta kağıt kalemle veya dijital uygulamalarla zamanınızı planlayabilirsiniz. Hatırlatıcılar, alarmlar kurabilirsiniz. Zamanla işleriniz düzene girmeye başlar, zamanı yönetmek kolaylaşır ve kişisel zamanınız da artar. Zaman Baskısı Yaşamamak İçin Etkili Zaman Yönetme Teknikleri yazımızdan da faydalanabilirsiniz.
Zaman Yönetimi Becerinizi Geliştirmek için Profesyonel Destek Alabilirsiniz
Zamanı verimli kullanmayı her yaşta ve her koşulda öğrenebilirsiniz. Aslında bu teknikleri öğrenebilmenin en önemli kaynağı motivasyondur. Zamanınızı verimli kullanmayı, kişisel ilgilerinize ve ihtiyaçlarınıza zaman ayırmayı istiyorsanız, teknikleri kolayca öğrenebilirsiniz. Bu tekniklerle belirli bir düzene girdikten ve alışkanlık edindikten sonra kendi bireysel tekniklerini dahi geliştirebilirsiniz.
Zamanı verimli kullanmak eğitim hayatınızdan başlayarak, profesyonel yaşamınıza, kişisel işlerinize, ilgilerinize, sosyal yaşamınıza kolaylık sağlar. Bu sayede hem başarılı, disiplinli, dakik bir çalışan/öğrenci olabilir hem de kendinize ve sosyal yaşama zaman ayırabilirsiniz. Kendinize zaman ayırmanız, eğitim ve iş dışında da alışkanlık ve rutinler edinmeniz motivasyonunuzu artırır. İşinizi daha keyifli yapar, iş dışı zamanların tadına daha çok varırsınız.
Ancak tüm önerilerimizi denemiş ve verim alamamış olabilirsiniz. Veya önerilerimizi deneyecek enerjiyi, zamanı bulamıyor olabilirsiniz. Böyle bir durum söz konusuysa zamanı yönetmek için profesyonel destek alabilirsiniz. Bu destek sayesinde zaman kullanımınızı olumsuz etkileyen faktörleri tespit edersiniz. Zamanı verimli kullanmak için hangi yöntemleri kullanabileceğinizi öğrenirsiniz. Zamansızlığın yol açtığı olumsuzluklardan çok daha kısa sürede kurtulabilirsiniz.
Zaman yönetimi tekniklerini öğrenip, uygulamaya başladığınızda beraberinde kişisel ve mesleki tatmin elde edebilirsiniz.