Kanban tekniği zamanı organize etmekte, görev ve sorumluluklarını önceliklendirmekte zorluk yaşayan herkes için oldukça kullanışlıdır. Artan nüfus, kalabalıklaşan şehirler ve kaos sonucu zaman özellikle büyük şehirlerde daha kıymetli hale geldi. Teknolojinin gelişmesi hayatı kolaylaştırmaya hizmet ederken bir o kadarda dikkat dağıtıcı unsur halini aldı. Günümüzün büyük çoğunluğu trafikte işe, okula veya diğer sorumluluklarımıza ulaşmaya çalışırken geçiyor.
Önemli bir zamanımızı telefon, tablet, bilgisayar veya televizyonla harcıyoruz. Öğrenciler her yıl birbirinden önemli sınavlara büyük bir rekabet ortamında hazırlık yapıyor. İş hayatındaki rekabetse çok daha büyük. İş bulmak kadar mevcut konumunu korumak ve mümkünse terfi almak gerekiyor. Bütün bunlar bireylerin üzerindeki baskıyı artıyor.
İnsanlar çalışmak, üretmek veya öğrenmek kadar dinlenmeye ve deşarj olmaya da ihtiyaç duyuyor. Ancak bunun için yeterli zaman çoğunlukla bulunamıyor. 2020 yılında tüm dünyayı etkileyen Covid-19 salgını ile başlayan pandemi süreci de zaman yönetimini zorlaştırdı. Bir kısmımız işine eski düzeninde devam ederken önemli bir kısımda evden çalışıyor veya eğitim alıyor.
Her yaştan öğrenci için eğitim artık online sürdürülüyor. Dolayısıyla evlerimizin niteliği değişti. Evimiz hem konfor alanımız hem iş yerimiz, okulumuz, kreşimiz hem de ilgi ve beceri alanımız. Evde çalışıyor, okuyor, üretiyor, dinleniyor, gelişiyoruz. Her şeyi tek bir yerde yapıyor olmak yolda geçirdiğimiz zamanı bize kazandırsa da yeterli değil. Çünkü yolda geçen zamanın yerini evde yapılması gereken diğer işler aldı.
Kanban tekniği, ihtiyacımız olan fazla zamanı artırabilmek için mevcut iş ve sorumluluklarımızı planlama kolaylığı sağlıyor. Verimli zaman yönetimi tekniği olan Kanban, zaman baskısını azaltırken, stres ve kaygıyı da dengelememizi kolaylaştırıyor. Bu teknik aracılığıyla zihnimizde dağınık halde duran tüm yapılması gereken işleri kağıda döküyoruz. Böylece gözümüzde büyüyen işlerin hacmini, önemini ve ne kadar zamanımızı alacağını da görmüş oluyoruz.
Peki kanban methodu nedir? Nasıl Kullanılır? Avantajları nelerdir? Yazımızın devamında detaylarıyla bulabilirsiniz. Zaman Baskısı Yaşamamak İçin Öneriler ve Çalışan Ebeveyn Olmak ve Çocuklarla Kaliteli Zaman Geçirmek yazılarımızdan da faydalanabilirsiniz.
Kanban Tekniği Nedir?
Kanban methodu Japonların çalışma disiplinine ve kültürüne göre düzenlenmiş etkili bir zaman yönetimi methodudur. İlk olarak Toyota fabrikasında çalışan bir mühendis tarafından kullanılmıştır. Japoncada tahta/tabela anlamına gelen Kanban yönteminin iki temel prensibi var. Görselleştirmek ve sınırlandırmak. Görselleştirmek verilen görevi somut bir hale getirirken sınırlandırmak bu görevlerin yığılmasını engeller.
Tekniği kullanırken görsellerden faydalanıyor olmak sağ beynin, dili ve kelimeleri kullanıyor olmak ise sol beynin devrede olmasını sağlıyor. Dolayısıyla teknik her iki zeka alanına da hitap ediyor. Kanban tekniğinin bu özelliği herkes tarafından kullanılabilirliğini artırıyor.
Kanban Tekniği Nasıl Kullanılır?
Kanban tekniği dijital ortamda, bilgisayar programında, tahtada, panoda, duvarda, yerde veya kağıt üzerinde hazırlanabilir. Sadece bir kalem, kağıtla hazırlanabileceği gibi renkli kalemler, post itler ve görsellerle de desteklenebilir. Renklerin, post itlerin kullanımı daha dikkat çekici ve keyifli hale gelmesini destekleyecektir ancak şart değil. Bireysel olarak kullanılabileceği gibi ekip, takım, şirket, aile olarak da çıkarılabilir.
Kişisel, özel, sosyal, akademik veya mesleki yaşam için de kullanılabilir. İsterseniz tüm görev ve sorumluluklarınızı bir arada yazabilir ya da hepsi için ayrı kategorilerde çalışabilirsiniz. Evde yapılacaklar, okulda yapılacaklar, iş yeri, ilgi alanları, ödemeler, alınacaklar gibi. Tekniği öğrendiğinizde ve pratik kazandığınızda ihtiyacınıza göre çok daha çeşitli çalışmalar yapabilirsiniz.
Çalışmanız gereken konular, öğrenmek istedikleriniz, gezip görmek istediğiniz yerler veya tatmak istediğiniz lezzetler gibi. Görselleştirme kadar önemli bir diğer konu ise sınırlandırmak ve sınıflandırmaktır. Zihnimiz çoğunlukla yaptığımız, yapacağımız ve yapmakta olduğumuz işlerle meşgul. Bunları kategorize etmekte zorlanıyor ve çoğunlukla hiçbir işi bitiremediğimiz veya yol alamadığımız yanılgısına kapılıyoruz.
Bu da bize günümüzün oldukça verimsiz geçirdiğimizi ve bir arpa boyu yol alamadığımızı düşündürüyor. Kanban tekniği zihnimizde dağınık halde duran her şeyi bir düzene sokma imkanı sunuyor. Bu teknikle yaptıklarımızı, yapacaklarımızı ve yapmakta olduklarımızı kategorize edebiliyoruz. Böylece neyi bitirdik, neye başlamalıyız ve neyin ne kadarını yaptık somut şekilde görebiliyoruz.
Dolayısıyla bu teknik ile çalışırken işlerinizi “Yapacaklarım, Yapmakta olduklarım ve yaptıklarım” olarak sınıflamanız gerekiyor. Bu sınıflamayı yaparken ilgili başlıkları çalışma kağıdınıza veya alanınıza yan yana 3 sütun halinde yazmalısınız.
1.Yapacaklarım Sütunu
Yapacaklarım sütununa henüz yapmaya başlamadığınız ama yapmanız gereken işleri yazmalısınız. Buraya yapmanız gerekenler kadar yapmak istediklerinizi de yazabilirsiniz. Henüz planlamadığınız ama yapmayı hayal ettiğiniz, arzu ettiğiniz şeyler de olabilir. Tüm bu görev ve isteklerinizi buraya yazmanız artık onları yapmaya başlamanız için de motivasyon sağlayacak.
Ayrıca yapılacaklar listesini yazılı olarak listelemek veya görselleştirmek kişinin üzerindeki işleri daha net görmesine de yardımcı olur. Böylece zamanınızı gereksiz yere harcadığınız, gerekenden fazla oyalandığınız işlerinizi de tespit edebilirsiniz. Bunların hepsi önemliyse ve özellikle iş hayatınızla ilgiliyse ekibinizi genişletmeyi ve işleri diğerlerine dedike edebilirsiniz. Varsa ekip arkadaşlarınızdan destek isteyebilir, yöneticinizle de iş yoğunluğu üzerine konuşabilirsiniz.
Evde de aynı yöntemi kullanabilirsiniz. Üzerinizde fazla iş birikiyorsa ve yetiştiremiyorsanız yapılacaklar listenizin bir kısmını diğer aile bireylerine devredebilirsiniz.
Kanban tekniği kişinin işlerini bitirmek için motive olmasını, organize olmasını, zamanı verimli kullanmasını destekler. Aynı zamanda iş listesinin somutlaştırılması kişinin görevlerini yerine getirmesi için bir bağlayıcılık da sağlayacaktır. Üzerinizdeki işleri biliyor olmak başkalarının teklif ve ricalarına hayır diyebilmenizi kolaylaştırır. Ayrıca kanban methodu ile üzerinizdeki işleri hafife almaz, işleri erteleyip biriktirmezsiniz.
2.Yapmakta Olduklarım Sütunu
Yapmakta olduklarım sütununa yapacaklarım listesinden seçeceğiniz 3 işi yazmalısınız. Bu 3 iş aciliyete göre öncelik verilmiş veya doğrudan tercih edilmiş olabilir. Burada daha az veya daha fazla iş seçilmemesinin de motivasyonu destekleyen bir nedeni var. 3 işe öncelik verilerek kişinin üzerindeki zaman ve performans baskısının azalması amaçlanıyor.
Çünkü sınırlı zamanda mümkün olandan daha fazla işi üstlenmek zaman ve performans baskısını artırıyor. Daha fazla işin sırada beklediğini bilmek kişiyi işleri yarım bırakmaya ya da baştan savma yapmaya itebiliyor. Kalabalık bir listeden üç işe öncelik vermek ise daha kaliteli işler üretmek ve zaman baskısı yaşamamak için kolaylık tanıyor. Böylece Kanban tekniği ile erteleme davranışının da önüne geçilmiş oluyor.
3.Yaptıklarım Sütunu
Yaptıklarım sütunu ise kişinin yapıp bitirdiği işleri taşıdığı sütundur. Yapmakta olduklarım listesinde biten işler bu alandan silinip yaptıklarım alanına taşınır. Bu hem kişinin bitirdiği işleri görüp motive olmasını sağlar hem de psikolojik olarak kişiyi rahatlatır. Bu sütundaki işlerin artması bireyin üzerindeki işlerin azalmasını ifade eder.
Bu nedenle bu sütunu doldurabilmek birey için ulaşılması gereken bir hedef niteliği taşır. Yaptıklarım sütunundaki liste doldukça hissedilen tatmin de artacaktır.
Kanban Tekniğinin Avantajları
- Kanban yöntemiyle işlerinizi zamanında tamamlamak ve bunun sonucunda artarak daha fazla iş üstlenmek motivasyonunuzu artırır.
- İşlerinizi somutlaştırmanız üzerinizdeki işleri görmenizi, kendinizi iş planınıza göre organize etmenizi sağlar.
- Bu sayede sorumluluklarınızı unutmaz, zamanlamayı kaçırmazsınız.
- Kanban tekniği ile zaman baskısı yaşamaz, zaman baskısı sonucu açığa çıkan stres veya kaygıyı duymazsınız.
- Kendinize, ilgi ve becerilerinize, sevdiklerinize daha fazla zaman yaratabilirsiniz.
- Zihninizdeki karmaşadan kurtulur, rahatlarsınız.
- Neleri, ne kadar sürede başarabildiğinizi görürsünüz.
- Daha iyisini başarmak için motive olursunuz.
- Erteleme davranışı bırakırsınız.
- İşlerinizi, görev ve sorumluluklarınızı hafife almazsınız.
- Ne yaptığınızı veya yapmanız gerektiğini bilmediğinizde diğerlerinin yardım taleplerine veya isteklerine hayır demek zor olabilir. Kanban yöntemi ile zaman ayıramayacağınız işler için “Hayır” diyebilir hale gelirsiniz.
Neleri ne kadar sürede yapabildiğinizi görmek kendinizle de bir rekabete girmenizi sağlar. Bugün bunu yapabildiysem yarın daha iyisini yapabilirim düşüncesini tetikler. Daha iyisini yapmak istemiyor veya ihtiyaç duymuyorsanız bile standardınızı korumak üzere sizi motive eder.
Kanban tekniği ve diğer zaman yönetimi önerilerimizden beklediğiniz performansı alamıyorsanız bir profesyonelden destek alabilirsiniz. Aba psikoloji uzman kadrosu her yaştan danışanına akademik ve mesleki danışmanlık sunuyor. Stratejik yetenek yönetimi çalışmamız ile kariyerinizi size en uygun şekilde planlıyoruz. Ayrıca uyguladığımız IQ, EQ, dikkat, algı, yetenek ve kişilik testleriyle çocuk, genç ve yetişkin danışanlarımızın potansiyellerini keşfediyoruz.
