Zaman baskısı yaşamamak için zamanı olabildiğince verimli kullanmaya ihtiyacımız var. Peki neden zaman baskısı yaşıyoruz ve zamanı verimli kullanmaya neden daha fazla ihtiyaç duyuyoruz? Zaman herkes için eşitken neden bazılarımız zamanı daha iyi yönetebiliyor ve bazılarımız zamansızlıktan yakınıyor?
Bu soruların cevabı tabi ki kişiden kişiye, içinde bulunulan şartlara ve zamana etki eden faktörlere göre farklılık gösterir. Ancak şartlar ne olursa olsun zaman herkes için eşittir ve son derece değerlidir. Bu nedenle zamanın önemini bilen herkes zamanı daha etkili kullanmak ve verimli geçirmek ister. Zaman yönetimi eksikliği, plansızlık, işleri önceliklendirememek, hayır diyememek, hafife almak gün sonunda zaman baskısı yaratabilir.
Potansiyelin üzerinde görev üslenmek, erteleme alışkanlığı edinmek de zaman yönetimini zorlaştırmaktadır. Başarılı olan bireylerin her ne işle uğraşırlarsa uğraşsınlar zamanı verimli kullandıkları görülmektedir. Dolayısıyla başarılı olmak ve zamanı verimli kullanmak için birtakım tekniklerden faydalanmak süreci kolaylaştırabilir.
Yazımızda zaman baskısı yaşamamak için kullanabileceğiniz pratik ve etkili önerileri sizinle paylaşacağız. Ayrıca Zaman Baskısı Yaşamamak İçin Etkili Zaman Yönetimi Teknikleri yazımızı da okuyabilirsiniz.
Zaman Baskısı Yaşamamak İçin Uygulayabileceğiniz Pratik Öneriler
Zaman baskısı yaşamamak için kullanabileceğiniz pratik ve oldukça kullanışlı 3 teknik önereceğiniz. Bu teknikleri eğitim hayatınızda, kişisel yaşamınızda veya iş hayatınızda kullanabilirsiniz. Evdeki sorumluluklarınızdan, mesleğinize veya masraflarınıza kadar her konuda bu tekniklerden faydalanabilirsiniz.
Kanban, Eisenhower Matrisi ve Pomodora tekniğine yönelik detaylı bilgilere aşağıdan ulaşabilirsiniz. Bu tekniklerin yanı sıra zaman baskısı yaşamamak için teknolojiyi de kullanabilirsiniz. Dijital kaynaklardan, android uygulamalardan da faydalanabilirsiniz.
Zaman Baskısı Yaşamamak için Kanban Methodunu Deneyin
Kanban methodu Japonların çalışma disiplinine ve kültürüne göre düzenlenmiş etkili bir zaman yönetimi methodudur. İlk olarak Toyota fabrikasında çalışan bir mühendis tarafından kullanılmıştır. Japoncada tahta/tabela anlamına gelen Kanban tekniğinin iki temel prensibi var. Görselleştirmek ve sınırlandırmak. Görselleştirmek verilen görevi somut bir hale getirirken sınırlandırmak bu görevlerin yığılmasını engeller.
Kanban tekniği dijital ortamda, bilgisayar programında, tahtada veya kağıt üzerinde hazırlanabilir. Bu tekniğe göre zaman baskısı yaşamamak için kişinin üzerindeki işler 3 gruba ayrılır. “Yapacaklarım, Yapmakta olduklarım ve yaptıklarım”. Bu 3 kategori başlığı yan yana yazılacak şekilde çalışma sayfasında 3 ayrı sütun oluşturulur.
1. Yapacaklarım Sütunu
Yapacaklarım sütununa yapmaya başlamadığınız ama yapmanız gereken işleri yazmalısınız. Buraya yapmanız gerekenler kadar yapmak istediklerinizi de yazabilirsiniz. Yapılacaklar listesini yazılı olarak listelemek veya görselleştirmek kişinin üzerindeki işleri daha net görmesini sağlar.
Bu çalışma kişinin işlerini bitirmek için motive olmasını, organize olmasını ve zamanı daha verimli kullanmak için çabalamasını da destekler. Aynı zamanda iş listesinin somutlaştırılması kişinin görevlerini yerine getirmesi için bir bağlayıcılık da sağlayacaktır. Üzerinizdeki işleri biliyor olmak başkalarının teklif ve ricalarına hayır diyebilmenizi kolaylaştırır. Ayrıca kanban methodu ile üzerinizdeki işleri hafife almaz, işleri erteleyip biriktirmezsiniz.
2. Yapmakta Olduklarım Sütunu
Yapmakta olduklarım sütununa yapacaklarım listesinden seçilen 3 iş yazılıyor. Bu 3 iş aciliyete göre öncelik verilmiş veya onlardan başlanmak için seçilmiş olabilir. 3 işe öncelik verilmesinin nedeni ise kişinin üzerindeki zaman ve performans baskısını azaltmaktır. Daha fazla işin sırada beklediğini bilmek kişiyi işleri yarım bırakmaya ya da baştan savma yapmaya itebilir.
Kalabalık bir listeden üç işe öncelik vermek ise daha kaliteli işler üretmek ve zaman baskısı yaşamamak için kolaylık tanıyor. Kanban tekniği ile erteleme davranışının da önüne geçilmiş oluyor.
3. Yaptıklarım Sütunu
Yaptıklarım sütunu ise kişinin yapıp bitirdiği işleri taşıdığı sütundur. Yapmakta olduklarım listesinde biten işler bu alandan silinip yaptıklarım alanına taşınır. Bu hem kişinin bitirdiği işleri görüp motive olmasını sağlar hem de psikolojik olarak kişiyi rahatlatır. Bu sütundaki işlerin artması bireyin üzerindeki işlerin azalmasını ifade eder. Bu nedenle bu sütunu doldurabilmek birey için ulaşılması gereken bir hedef niteliği taşır.
Yaptıklarım sütunundaki liste doldukça hissedilen tatmin de artacaktır. Kanban tekniğini uygulamak zaman baskısı yaşamamak için oldukça etkili. Üstelik işlerinizi tamamlamak ve artarak daha fazla iş üstlenmek için de motivasyon sağlar. İşlerinizi somutlaştırmanız üzerinizdeki işleri görmenizi, kendinizi buna göre organize etmenizi sağlar. Sorumluluklarınızı unutmaz, zamanlamayı kaçırmazsınız.
Neleri ne kadar sürede yapabildiğinizi görmek kendinizle de bir rekabete girmenizi sağlar. Bugün bunu yapabildiysem yarın daha iyisini yapabilirim düşüncesini tetikler. Daha iyisi olmasa dahi standardınızı korumak üzere sizi motive eder.
Zaman Baskısı Yaşamamak için Eisenhower Matrisi Tekniğini Deneyebilirsiniz
Etkili zaman yönetimi tekniklerine kullanması pratik ve keyifli bir yöntem olan Eisenhower Matris tekniği ile başlayabiliriz. Bu teknik ABD eski başkanı Dwight D. Eisenhower tarafından geliştirilmiştir. Bu tekniğe göre yapılması gereken işlerin aciliyet ve önemini belirlemek için 4 çeyreğe bölünmüş bir koordinat çizilir.
Yapılması gereken işler kendi içerisinde acil olmayan- önemsiz işler, acil ama önemsiz işler, acil olmayan önemli işler, acil ve önemli işler olarak kategorize edilir ve öncelik sırasına konur. Böylece bireyin üzerindeki görev ve sorumluluklar zaman baskısı yaşamamak için önem ve aciliyet sırasına konur.
Acil Olmayan- Önemsiz İşler
Zaman baskısı yaşamamak için belki de ilk önce kategorize edilmesi gereken acil olmayan ve önemsiz işlerimizdir. Sorumluluk alanlarımız dışında kalan, zaman baskısı hissetmediğimiz ve çoğunlukla keyif almak için yaptığımız işler bu gruba girmektedir. Bu gruba giren işleri somutlaştırıp listelemek zamanımızı çalan işleri de net bir şekilde görmemizi sağlar.
Sosyal medyada zaman geçirme, oyun oynama, telefonla konuşma ve benzeri acil ve önemli olmayan işlerdir. Bu işlerle meşgul olmak zamanımızı daha efektif kullanmamız gereken dönemlerde zaman yok edici etkiye sahiptir. Bizi akademik olarak ileriye taşımayan ya da maddi bir getirisi olmayan işlerdir.
Acil- Önemsiz İşler
Çoğunlukla hayır demeyi başaramadığımız, başkalarının istek ve ricalarının zamanımızı böldüğü işler bu gruba girebilir. Örneğin; öncelikli halletmeniz gereken önemli işleriniz varken arkadaşınızın araması ve 1 saat sonra kahve içmek için sizinle görüşmek istemesi. Hayır diyemediğiniz durumda 1 saat sonra olacak bir görüşme için hazırlanmanız gerekmektedir.
Hayır diyebilmek ve bu tarz durumlarda yaşamsal önemi olmayan işleri başka zamanlara erteleyebilmek gerekir. Böylece zaman baskısı yaşamamak için önceliklerinizi de belirlemiş olursunuz.
Acil Olmayan-Önemli İşler
1 yıl sonra girilecek üniversite sınavı önemlidir. Ama şimdiden bu sınava hazırlık yapmak acil değildir. Ancak acil olmaması sürekli ertelenebilir öneme sahip olduğu anlamına gelmemektedir. Bugünden başlayarak planlı şekilde ders çalışmak, eksikleri tamamlamak sınavda başarılı olmak için gereken ön hazırlıklardır.
Acil- Önemli İşler
Bu kategoride toplanan işler çoğunlukla zamanı iyi yönetemediğimiz için son dakikaya kalan ve önemli işlerimizdir. İş hayatında yöneticilerimizden gelen taleplerde bazen bu kategoriye girebilmektedir. Etkili zaman yönetimi ile zaman baskısı yaşamamak için bu işlerin son dakikaya kalması önlenebilmektedir. Ancak çalışma koşullarımız bu tarz sürprizlere açık olmayı gerektirebilir. Stres yaşamamak için zaman planımızda bu tarz işler için boşluklar bırakmak faydalı olacaktır.
Zaman Baskısı Yaşamamak İçin Pomodoro Tekniği ile Çalışma Sürelerinizi ve Molalarınızı Düzenleyin
Uzun sürelerle ve aralıksız çalışmanın etkili bir çalışma şekli olduğunu düşünmek büyük bir yanılgıdır. İyi bir etkili zaman yönetimi tekniği ile daha kısa sürelerde çok daha verimli çalışmalar yapmak mümkün. Böylece zaman baskısı yaşamamak için de önlem almanın yanı sıra dinlenmeye de zaman ayırabilirsiniz.
Pomodoro tekniği dikkatinizi vererek çalışabileceğiniz sürenin ortalama 25 dakika olduğunu söylüyor. Bu nedenle bir çalışma seansını 25 dakika olarak planlamanız gerekiyor. Teknik bu çalışmanın ardından mutlaka 5 dakikalık mini bir mola vermenizi öneriyor. Bu sürenin toplamına yani 30 dakikaya 1 pomodoro deniliyor. Pomodora tekniği toplamda 4 pomodoroyu tamamladığınızda 25 dakikalık uzun bir mola vermenizi öneriyor.
Günde 8-16 arası pomodoro tamamlamak ideal sayılıyor. Yani molalar dahil 4-8 saatlik bir çalışmanın ideal olduğunu öneriyor. Bu süre size oldukça uzun gibi gelebilir. Ancak bu süreye molalarda dahil olduğu için yorulmadan ve verimli şekilde çalışmış olacaksınız. Hiç mola vermeksizin yaptığınız uzun soluklu çalışmalara kıyasla çok daha fazla verim almış olacaksınız.
Zaman baskısı yaşamamak için etkili zaman yönetimi becerinizi profesyonel destek alarak geliştirebilirsiniz. Hedef belirlemekte, zamanınızı verimli kullanmakta ve işlerinizi yetiştirmekte zorlanıyor olabilirsiniz. Zaman baskısı ile yoğun stres yaşıyorsanız Aba psikoloji ile iletişime geçebilir ve psikolojik danışmanlık alabilirsiniz.